文部科学省の所管する法令の規定により民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令

民間事業者等が、文部科学省の所管する法令の規定による保存等を、電磁的記録を使用して行う場合については、他の法律及び法律に基づく命令に特別の定めのある場合を除くほか、この省令の定めるところによる。

この省令において使用する用語は、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律（以下「法」という。）において使用する用語の例による。

法第3条第1項の主務省令で定める保存は、別表第一の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の保存とする。

民間事業者等が、法第3条第1項の規定に基づき、別表第一の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録の保存を行う場合は、次に掲げる方法のいずれかにより行わなければならない。

民間事業者等が、前項第1号又は第2号の規定に基づく電磁的記録の保存を行う場合は、必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で民間事業者等の使用に係る電子計算機その他の機器に表示及び書面を作成できる措置を講じなければならない。

別表第一の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づき、同一内容の書面を二以上の事務所等（書面又は電磁的記録の保存が義務付けられている場所をいう。以下同じ。）に保存をしなければならないとされている民間事業者等が、第1項の規定に基づき、当該二以上の事務所等のうち、一の事務所等に当該書面に係る電磁的記録の保存を行うとともに、当該電磁的記録に記録されている事項を他の事務所等に備え付けた電子計算機の映像面に表示できる措置を講じた場合は、当該他の事務所等に当該書面の保存が行われたものとみなす。

法第4条第1項の主務省令で定める作成は、別表第二の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の作成とする。

民間事業者等が、法第4条第1項の規定に基づき、別表第二の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の作成に代えて当該書面に係る電磁的記録の作成を行う場合は、民間事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は磁気ディスク等をもって調製する方法により作成を行わなければならない。

別表第二の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定による作成において記載すべき事項とされた記名押印に代わるものであって、法第4条第3項に規定する主務省令で定めるものは、電子署名（電子署名及び認証業務に関する法律第2条第1項の電子署名をいう。）とする。

法第5条第1項の主務省令で定める縦覧等は、別表第三の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の縦覧等とする。

民間事業者等が、法第5条第1項の規定に基づき、別表第三の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の縦覧等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の縦覧等を行う場合は、当該事項を民間事業者等の事務所に備え置く電子計算機の映像面における表示又は当該事項を記載した書類により行わなければならない。

法第6条第1項の主務省令で定める交付等は、別表第四の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の交付等とする。

民間事業者等が、法第6条第1項の規定に基づき、別表第四の上欄に掲げる法令の同表の下欄に掲げる規定に基づく書面の交付等に代えて当該書面に係る電磁的記録に記録されている事項の交付等を行う場合は、次に掲げる方法により行わなければならない。

前項に掲げる方法は、交付等の相手方がファイルへの記録を出力することによる書面を作成することができるものでなければならない。

民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行令第2条第1項の規定により示すべき電磁的方法の種類及び内容は、次に掲げる事項とする。